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【分享】在供应链管理过程中做好采购工作的五个要点

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发表时间:2019-07-01 09:16作者:益至精益咨询网址:http://www.yizlean.com

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供应链管理中,采购环节是其中核心的一环。在供应链管理中对采购管理的定义为通过精益管理手段,在恰当的时间,以合理的价格、恰当的数量和良好的质量,从适合的供应商处采购物料、服务和设备。

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采购管理既是一种业务工作,又是一种管理工作。从采购业务本身说要做到降低成本、按进度交付、保证采购产品质量合格。从管理属性看,采购管理还肩负着多人协作和监督管控的重要意义。

从这些层面来说,采购并不是我们日常买东西这么简单。因此要做好采购管理,我们需要综合以上两个方面,从以下几个方面做好相关的管理工作。

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一、对采购业务工作的管理

根据采购金额的大小,数量的多少,我们常将采购分为几种不同的形式,如招标采购,议标(续标)采购,询价采购, 战略供方招标,战略订单采购,零星采购,紧急采购。这些不同的采购业务流程,属于采购工作的不同场景。

有的场景侧重过程形式本身、有的场景侧重金额,有的场景侧重时间、有的场景侧重采购标的物。虽然名目繁多,其实各种场景的本质都是一样的,核心都是“比质比价”的过程。所以做好采购工作的重点就是抓住“比质比价”这一核心,对特定的采购工作进行差异化管理。

二、对采购业务人员的管理

在很多人眼里,采购就是一项油水充沛的工作,因为其中涉及的金额往往十分巨大,因而对采购业务相关人员进行管理就变得十分有必要。如果采购人的职位相对固定就容易发生腐败现象,因而采购人员的职位和工作属性最好与某次采购相对应,即一次性。

采购组织的成员因为某个采购项目被临时授权,担任某个角色。在这次采购任务中,这名成员可以行使被指派的业务操作权;一旦采购项目结束对应的角色权限也被一并释放。这与我们习惯的固定的组织机构下,岗位职能相对稳定略有不同。

三、对外部供方企业的管理

基于长期的降低采购成本的理念出发,在项目的采购管理中应该贯穿一个“供应商管理”的思想,也即是把对供应商的管理纳入项目采购管理的一个部分,因此我们需要做到:第一,与供应商建立直接的战略伙伴关系。通过建立一种双赢的合作关系,使采购方在长期的合作中获得货源上的保证和成本上的优势,也使供应商拥有长期稳定的大客户,以保证其产出规模的稳定性。这种战略伙伴关系的确立,能给采购方带来长期而有效的成本控制利益。

第二,供应商行为的绩效管理。在与供应商的合作过程中应该对供应商的行为进行绩效管理,以评价供应商在合作过程中供货行为的优劣。供应商管理中一种重要的体现形式就是《供方名录》的管理,通过更新的《供方名录》才能达到优胜劣汰的目的,也能规避一定的内幕交易。供应商管理中除了《供方名录》外的另一项内容就是供方评估的机制,通过在业务进行的不同阶段实时记录,然后定期组织统一的评估活动,为一个阶段内合作的供方企业进行批量评估和评级,评价的结果将指导未来的采购业务工作。

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四、对历史业务数据的管理

采购数据的管理是历史工作的经验的积累,这些经验能够对即将开展的工作提供有效的参考。在采购管理工作中历史采购业务形成的交易记录,能够完整记录历史业务工作开展的全貌,方便随时参考和监督。同时在历史采购业务中各供方企业的表现,能成为定期评估的重要参考依据。而且历史业务形成的资料,可以形成模板供新的同类采购业务参考。

五、对全流程成本的管理

在进行采购管理的成本控制时,应该确立采购全流程成本的概念,我们所应该关注的是整个项目采购流程中的成本降低,是对总成本的控制,而不是单一的针对采购货物或服务的价格。

如果获得了低价的采购物品,固然能达到降低成本的目的,但是,我们如果能够获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等,也无疑是获得了成本上的利益。因此降低采购成本不仅指降低采购项目本身的成本,还要考虑相关方面的利益,如果单独降低某项成本而不顾及其它方面的反应,这种成本降低是不会体现在项目采购管理的利润之中的。

所以,我们就需要建立这种全流程成本的概念,来达到对整个项目采购管理总成本的控制和降低。我们不应该仅仅只看到最直接的成本降低,还应该从项目采购的全过程来衡量成本上的收效,从项目采购的全过程来探求降低总成本的有效措施。只有这样,我们才能在采购过程中发掘无处不在的降低成本的机会。

总的来说,要在供应链管理过程中将采购管理工作做好,就需要清晰界定管理的边界,同时认清采购管理的管理要点,再从本质上认识采购业务和差异化的管理规律。这样,才能在未来的采购管理工作中,看清问题的关键,轻松应对各种的采购业务场景中的问题。

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以上就是今天和大家分享的内容,大家对开展供应链管理工作有什么看法?或者有什么工作心得?欢迎大家在下方留言,我们一起聊聊。另外,如果觉得此文让你小有收获,可以搜索“益至咨询”与我们进行互动学习。



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